idée(s) : Gestion du temps

Manager une unité de travail

3 jours + 3 jours

Le public

Responsables d’équipe ou d’unité des administrations

Objectifs de formation

A l’issue de la formation, les stagiaires seront en capacité de :

- Comprendre le rôle de l’encadrement et en quoi l’opérationnel contribue à la stratégie institutionnelle.

- Restituer leur fonction et leur rôle attendu dans un contexte professionnel.

- Optimiser leurs pratiques par la mise en place des techniques de pilotage, d’animation d’équipe et de motivation.

- Déterminer le style de management approprié compte tenu des acteurs ou des situations rencontrées.

- Manager le changement :

o Adopter l’attitude la plus appropriée en période de changement ;

o Mobiliser leur équipe et en favorisant l’acceptation du changement pour permettre à leurs collaborateurs d’être acteur des évolutions permanentes.

1^ère partie (3 jours)

Objectifs pédagogiques :

· Acquérir une méthodologie et des techniques de base du management.

· Appréhender et maîtriser des méthodes et outils de gestion et d’encadrement.

· Optimiser la communication individuelle et le leadership.

· Développer et/ou optimiser les compétences professionnelles des cadres et agents de maîtrise.

· Mutualiser les pratiques professionnelles (culture entreprise).

Éléments de programme

Partager une même vision de la réalité

Rassembler ses collaborateurs autour d’une vision commune.

- La culture d’entreprise : se référer aux codes culturels de l’entreprise.

- Maîtriser la communication formelle et informelle.

- Entretenir « l’esprit maison » de l’entreprise.

- Vivifier les valeurs pour accroître l’engagement de son équipe ou unité.

Comprendre le fonctionnement de groupe :

- Appréhender la vie du groupe

- Analyser les rôles joués par les membres du groupe

- Repérer et accepter les normes du groupe

- Mobiliser ses collaborateurs en renforçant la reconnaissance et le besoin d’appartenance

- Partager l’information pour construire une réalité partagée

La communication en entreprise

Fédérer les collaborateurs autour de valeurs et règles fondamentales

Expliquer et favoriser la remontée des informations
Informer utilement ses collaborateurs
Favoriser la communication horizontale directe
Evaluer la fluidité des transmissions d’informations en interne et en externe

Missions, objectifs, activités, productions

Cerner clairement sa mission et celle de son équipe
Déterminer des objectifs réalistes et motivants
Gérer son temps et celui des collaborateurs
Elaborer et transmettre des directives/instructions claires et efficaces

Les styles de management

Auto-diagnostic de son style de management
Analyser des conditions d’efficacité en fonction des situations et des profils de collaborateurs.
Le management situationnel (adaptation des méthodes de management en fonction des situations professionnelles, des stratégies et orientations de l’organisation)

Développer une communication assertive

Analyser ses forces et ses axes de progrès dans sa pratique de communication professionnelle (orale et écrite)
S’appuyer sur des faits vérifiés
S’approprier une méthode d’analyse des relations humaines et professionnelles
Comment donner des consignes, faire des commentaires positifs ou négatifs
Développer une écoute « active » : Ecouter sans juger, soutenir et conseiller

Communiquer efficacement

Construire et transmettre un message clair
Exprimer ses ressentis pour affirmer la cohésion d’équipe
Fixer le cadre des réunions d’équipe

Les outils du manager

Conduire des réunions efficaces
Conduire des entretiens individuels
Anticiper et gérer les conflits
Elaborer et concevoir les principaux tableaux de bord sociaux de l’unité

S’adapter à son équipe

Tenir compte de l’histoire d’une équipe et se faire accepter en tant que « chef » - Le « leadership »

Identifier les indicateurs de compétences des différents collaborateurs
Motivation d’équipe et motivations individuelles
Quand et comment déléguer ?

Méthodologie

La méthodologie appliquée nécessite des stagiaires forte implication en termes de diagnostic, d’analyse (fiches individuelles de synthèse). Cette démarche permet d’optimiser les apports de connaissances théoriques et leurs transferts dans les pratiques professionnelles des stagiaires.

2^nde partie (3 jours)

Les clés de la réussite

o Motiver son équipe :

- Donner du sens au travail

- Accroître les compétences et les responsabilités

- Stimuler la créativité

- Informer sur les perspectives de carrière, de promotion et les possibilités de mobilité

- Féliciter, encourager, guider

- Apprécier et évaluer en responsabilisant

- Favoriser l’équité et l’intégrité

- Tolérer la prise de risque et le droit à l’erreur

- Réduire les facteurs de démotivation

- Créer un climat de convivialité et de confiance

o Manager son équipe :

- Mobiliser les ressources et les moyens de son équipe/unité

- Maîtriser les méthodes de management (Management situationnel : Directif, participatif, délégatif…)

- Mesurer et développer ’autonomie de vos collaborateurs

- Déléguer :

· Se consacrer aux activités stratégiques

· Déléguer les activités subalternes

· Choisir ses délégués

· Maîtriser et fixer les règles du jeu de la délégation

- Décider seul ou en équipe

· Contrôler la polarisation des décisions

· Prendre seul la décision ou la partager avec son équipe

· Prendre les décisions au bon moment

· Préparer les décisions

- Percevoir les problèmes :

· Recenser les solutions possibles

· Opter pour une solution

· Mettre en œuvre la décision retenue

· Evaluer la pertinence de la décision

- Conduire les changements :

· Envisager et repérer les résistances aux changements

· Préparer les conditions du changement. Faire un état des lieux

· Lancer le changement

· Consolider et évaluer le changement (indicateurs et critères)

· Choisir le type de changement : directif ou participatif

· Créer et utiliser les bons outils pour faciliter le changement

- Fixer le cap :

· Définir des objectifs clairs, concrets et mobilisateurs

· Fixer des objectifs individuels à partir d’objectifs stratégiques

· Diriger par objectifs

- Piloter les actions :

· Fixer des objectifs cohérents

· Prévoir et organiser les moyens

· Installer des contrôles, un suivi et des indicateurs de suivi

· Prévoir les actions correctives dès la conception du projet d’action

· Coordonner les actions

· Evaluer ses actions

- Gérer son temps et ses priorités :

· Définir ses priorités

· Suivre les dossiers, faire participer

· Négocier les délais

· Oser dire « non » ; Savoir refuser en expliquant

· Se rendre disponible sans être à la disposition des collaborateurs

· Maîtriser le temps

- Prévenir et gérer les conflits :

· Repérer ses contradictions internes.

· Etre clair avec ses projets ; Etre en accord avec soi-même

· Adopter un management souple (Management situationnel)

· Préserver les intérêts de l’entreprise

· Savoir repérer les attitudes défensives en situation de conflits

· Réguler les tensions par la communication orale

· Réguler les tensions en réunion

· Transformer le conflit en résolution de problème : opter pour une nouvelle vision du conflit

· Rendre une négociation réaliste

· Menez une négociation : techniques de négociation

- Evaluer :

· Elaborer et concevoir des contenus d’évaluation (indicateurs et critères)

· Evaluer les comportements et performances

· Conduire un entretien (de motivation, feed back sur un comportement, annuel d’évaluation…)

Démarche et méthodes pédagogiques

o Apports théoriques (exposés, cours et supports) & Proposition d’une méthodologie.

o Analyse, études (diagnostics et fiches de synthèses individuelles).

o Méthode pédagogique active et participative basée sur des études et analyse de cas concrets. Recherche de solutions et définition d’une stratégie individuelle. Elaboration d’outils spécifiques aux problématiques des stagiaires.