Objectifs de la formation

À l'issue de ce module de formation, les apports pédagogiques et théoriques doivent permettrent aux stagiaires de déterminer et de définir leurs propres stratégies d'organisation et de gestion du temps, et d'utiliser les outils appropriés à chaque situation rencontrée.

Objectifs pédagogiques

• Savoir identifier son style d'organisation et de gestion du temps ;
• Savoir identifier son environnement professionnel ;
• Repérer et hiérarchiser ses missions et tâches professionnelles ;
• Évaluer le temps nécessaire à l'exécution d'une mission et/ou d'une tâche ;
• Évaluer et gérer les différents niveaux de priorité : Urgent, Important, Imprévu ;
• Planifier et mieux gérer son temps ;
• Optimiser l'utilisation des outils d'organisation.
  

Méthodes pédagogiques

• Échanges et formalisation des pratiques professionnelles ;
• Alternance d'apports théoriques et d'exercices pratiques ;
• Études de cas et jeux de rôles ;
• Analyse individuelle, collectif, auto-diagnostic.
  

Eléments de programme

• Repérage de l'environnement professionnel et du poste de travail :
  • Analyse de la fonction, des missions et des tâches professionnelles ;
  • Recueillir, lister, quantifier, traiter et donner des représentations communes aux pratiques professionnelles (Culture de métier) ;
  • Auto-diagnostic de son propre comportement professionnel.
  • Les stratégies générales du temps :
  • Les lois du temps et leurs conséquences négatives
  • La relation individuelle et collective au temps
  • Les techniques ponctuelles, les interruptions et les imprévu
  • Le repérage et la définition de l'urgent, de l'important et de la priorité ;
  • La gestion du temps personnel et professionnel (Que faire du temps gagné ?).
• L'organisation de son poste de travail (Missions, tâches, espace et environnement) :
  
  • Appréhender et s'approprier de nouvelles méthodes de travail ;
  • Formaliser et adhérer à de nouveaux comportements et attitudes professionnels communs (établissement de fiches d'attributions, d'instructions ; analyse spatiale du site professionnel, de son ergonomie et de ses moyens matériels) ;
  • Planifier des tâches personnelles et professionnelles individuelles et/ou collectives ;
  • Optimiser l'utilisation des outils de planification (agendas, répertoires, prise de rendez-vous, accueil téléphonique et physique, organisation d'entretiens et de réunions, et organisation d'évènementiels, de voyages...) ;
  • Développer son assertivité et s'affirmer (communication professionnelle écrite et orale).
    

Méthodes pédagogiques

• Apports théoriques
• Dynamique de groupe (échanges & paroles), présentation, prise de parole.
• Retour sur les expériences personnelles et professionnelles.
• Travaux de synthèse en sous-groupes,
• Observation, analyse et évaluation.
• Définition de critères d'évaluation et élaboration d'une grille d'analyse commune.
  

Supports pédagogiques

• Ecrans de visio-projecteur
• Fiches pédagogiques
• Exercices pratiques
• A l'issue de la formation chaque participant se voit remettre un cahier de synthèse de l'ensemble des éléments théoriques et pratiques évoqués au cours de la formation