CONTEXTE

Pratique régulière de la majorité des agents de la Fonction publique, la réunion est souvent perçue comme une contrainte (à laquelle on ne saurait, néanmoins, échapper), et/ou une perte de temps (au détriment, donc, d'activités jugées plus productives).

Il arrive, d'ailleurs, que des réunions soient à la fois contraignantes et inefficaces, ce qui entretient la méfiance et contribue à rendre plus difficile encore la tenue de réunions qui sont considérées comme stériles avant même de commencer...

Pourtant, seul lieu d'échange collectif à l'intérieur d'un bureau, d'un service, dans le cadre inter-services ou inter-ministériel etc. la réunion est l'outil indispensable au développement des projets, à la concertation, à l'échange, à la synergie des compétences.

D'une certaine manière, l'efficacité des réunions (centrées, ouvertes, préparées et suivies) est l'un des garants d'une administration efficace.

 

ENJEUX DE LA FORMATION

La pratique  de la réunion renvoie d'abord à  l'hétérogénéité des situations professionnelles (réunions de service, d'information, de concertation, de projet, etc.), champs nécessaire à clarifier.

Elle suppose également la maîtrise de nombreux outils de communication, tant écrite qu'orale, que les agents ont pu acquérir au cours de leur vie professionnelle mais qui n'ont, le plus souvent, pas fait l'objet d'une synthèse active, élaborée « en situation ».

La notion de « réunion efficace » est liée à la fois à l'organisation du travail, à la clarté des objectifs, à la rigueur de la méthode utilisée, à l'évaluation des résultats, au suivi, à une bonne gestion du temps (avant, pendant et après la réunion) bref, la « réunion efficace » doit se concevoir à l'image de la conduite de projet.

Lieu d'échange relationnel, la réunion revêt, enfin, une dimension essentiellement humaine concourant au bien-être professionnel, condition indispensable à l'épanouissement de chacun.

 

PUBLIC

Une formation de ce type n’est envisageable qu’à partir d’une évaluation des attentes et des besoins des participants.

Un questionnaire concernant leurs pratiques concrètes (fonction, rôle, partenaires, cadres d’intervention, type de réunion, difficultés ressenties, etc.) est adressé aux particpants en amont de la formation destiné à recentrer les objectifs et le programme en fonction de ses résultats.

DISPOSITIF DE FORMATION

La réunion, pratique fondamentale de tous les agents de l'Etat, sert de fil conducteur à ce stage de techniques de communication conçu comme un Séminaire, c'est-à-dire centré sur l'expérience individuelle et collective des participants.

Autour de ce thème, sont abordés les « fondamentaux » de la communication professionnelle à partir de situations concrètes, de jeux de rôle, d'études de cas. Il s’agit d’une formation de fonds, destinée à équiper les participants d’outils opérationnels.

La formation est articulée autour de trois thèmes concrets :

·         préparer (avant)

·         animer ou participer (pendant)

·         exploiter (après)

OBJECTIFS PEDAGOGIQUES

A l'issue de la formation les participants seront capables de :

·         Maîtriser les principes de la communication interpersonnelle

·         Pratiquer l'écoute active

·         Gérer les principales composantes d'une situation de communication

·         Repérer la position de leurs interlocuteurs

·         Adapter leur position à la situation

·         Transmettre un message clair et constructif

·         Prévenir les relations conflictuelles

·         Préparer efficacement une réunion

·         Animer ou participer efficacement à une réunion

·         Exploiter efficacement une réunion.

OBJECTIFS INTERMEDIAIRES

Communication comportementale

Programmer une action et gérer son temps

Savoir préparer une réunion

Piloter une équipe de projet

Participer efficacement

Communication orale

Prendre la parole en public

Participer efficacement

Conduire une réunion

Repérer et aplanir les tensions dans un groupe

Faire un court exposé

Gestion des décisions

Communication écrite

Concevoir des documents préparatoires à une réunion

Concevoir des documents d'animation

Savoir prendre des notes en réunion

Rédiger les documents d'exploitation

ELEMENTS DE PROGRAMME

Les principes de la communication

·          Pièges de la communication

·          Les attitudes d'écoute

·          Écoute active

·          Feed Back - Reformulation

La prise de parole

·          Parole intelligible et persuasive

·          Transmission d'un message verbal - para-verbal - non-verbal

·          Stress et trac : leurs manifestations - causes et remèdes 

·          Fluidité mentale - fluidité verbale - Improvisation

·          Définition des objectifs

·          Découpage de l'information

·          Qui suis-je et qui est l'autre ?

·          Où suis-je et où est l'autre ?

La conduite de réunion

·          Communication et relation

·           Animateur et participants

·           Les différents types de réunion :

-        Réunions institutionnelles, Réunions conjoncturelles

-         Réunion d'information, de concertation, de prise de décision, de suivi de projet, etc.

·           Préparer une réunion

·           Les trois rôles de l'animateur

·          Préparer une réunion efficace : information, convocations, documents préparatoires, conditions matérielles, etc.

·          Démarrer une réunion

·           Conduire efficacement une réunion: l'animateur, le participants

·           Conclure une réunion : prises de décisions, synthèses, planning d'exploitation, partage et planification des tâches de suivi, etc.

·           La gestion du temps et de l'espace : le temps efficace, le lieu organisé

L'animation de réunion

·          Gestion des points de vue (faits, opinions et sentiments)

·           Typologie des participants

·           Dynamique de groupe

·           Niveau logique et niveau affectif

La tension dans les groupes

·          Le repérage des enjeux souterrains

·          Oppositions à l'animateur et entre participants

·          Les tensions de leadership

·          Instaurer l'apaisement

·          Les 5 types de jeux dans les réunions

Prise de notes et compte-rendu

·          Faits et commentaires : les pièges du langage et de la subjectivité 

·          Les 3 phases de la prise de notes

·           Passage du code oral au code écrit : mots-clefs, mots-outils, mots inutiles

·           Synthétiser, résumer l'information

·           Structurer la réception de l'information : Laswell, SPRI, prises de notes normées, etc.

·           Abréviations et mise en page

·          Élaboration d'un compte-rendu

·          Élaboration d'un procès-verbal

·          Choix du compte rendu adapté à la situation de communication

·          La rédaction : vocabulaire, syntaxe, clarté

·          La présentation, la mise en page pour construire la lisibilité

Pilotage d'équipe

·          Rôle du manager

·          Les relations fonctionnelles

·          Les relations hiérarchiques

·          Gérer une équipe : planifier, organiser, animer, contrôler

·          Conduire une équipe : épauler, déléguer, diriger, entraîner

·          Les styles de management

·          Auto-diagnostic de sa pratique et diagnostic de son équipe