Optimiser les réunions

2 jours
Contexte de la formation

L’aménagement et la réduction du temps de travail mais aussi le souci de la performance rendent crucial l’optimisation du temps travaillé.
A cet égard, les réunions peuvent représenter un enjeu non négligeable de gain de productivité si l’outil est bien maîtrisé.
Or, la réunion, pratique régulière de la majorité des agents de la Fonction publique, est souvent perçue comme une contrainte (à laquelle on ne saurait, néanmoins, échapper), et/ou une perte de temps (au détriment, donc, d'activités jugées plus productives).
Il arrive, d'ailleurs, que des réunions soient à la fois contraignantes et inefficaces, ce qui entretient la méfiance et contribue à rendre plus difficile encore la tenue de réunions qui sont considérées comme stériles avant même de commencer...
Pourtant, seul lieu d'échange collectif à l'intérieur d'un bureau, d'un service, dans le cadre inter-services ou inter-ministériel etc. la réunion est l'outil indispensable au développement des projets, à la concertation, à l'échange, à la synergie des compétences.
D'une certaine manière, l'efficacité des réunions (centrées, ouvertes, préparées et suivies) est l'un des garants d'une administration efficace.
 
Enjeu de la formation

La pratique  de la réunion renvoie d'abord à l'hétérogénéité des situations professionnelles (réunions de service, d'information, de concertation, de projet, etc.), champs nécessaire à clarifier.
Elle suppose également la maîtrise de nombreux outils de communication, tant écrite qu'orale, que les agents ont pu acquérir au cours de leur vie professionnelle mais qui n'ont, le plus souvent, pas fait l'objet d'une synthèse active, élaborée « en situation ».
La notion de « réunion efficace » est liée à la fois à l'organisation du travail, à la clarté des objectifs, à la rigueur de la méthode utilisée, à l'évaluation des résultats, au suivi, à une bonne gestion du temps (avant, pendant et après la réunion) bref, la « réunion efficace » doit se concevoir à l'image de la conduite de projet.
Lieu d'échange relationnel, la réunion revêt, enfin, une dimension essentiellement humaine concourant au bien-être professionnel, condition indispensable à l'épanouissement de chacun.

Le public
Les cadres des administrations

Démarche pédagogique
Il est proposé de procéder à une évaluation des attentes et des besoins des participants.
 
Un questionnaire concernant leurs pratiques concrètes (fonction, rôle, partenaires, cadres d’intervention, type de réunion, difficultés ressenties, etc.) pourra être adressé aux participants en amont de la formation, destiné à recentrer les objectifs et le programme en fonction de ses résultats.
Cette action de formation se conçoit par ailleurs comme un séminaire c’est-à-dire comme une rencontre à caractère résolument opérationnel entre des cadres ayant une responsabilité d’animation d’équipe et un animateur expérimenté dans ce domaine, à même de les aider dans :
·         dans l’analyse de leurs pratiques
·         par des éclairages conceptuels
·         conduisant à la construction d’outils concrets d’animation
La démarche proposée est résolument inductive et part systématiquement de l’expérience et des attentes des participants pour aller vers les contenus, voire les tableaux de bord opérationnels destinés à l’exploitation sur le terrain.

Objectif de formation

Acquérir outils et méthodes permettent de transformer les réunions en outil efficace de travail.

Objectifs pédagogiques
A l'issue de la formation les participants seront capables de :
·         de préparer efficacement les réunions,
·         d'animer avec aisance tous types de réunions et groupes de travail,
·         d'obtenir la participation active et l’adhésion des membres du groupe
·         d’exploiter les résultats positifs de leurs réunions

Éléments de programme

JOUR 1 : Préparer et animer la réunion
 
1.- INTRODUCTION
 
·         Analyse de pratiques : Autodiagnostic de mes pratiques actuelles
o        Travail individuel ou de sous-groupe
 
Apports techniques :
Identifier les différents types de réunions et leurs spécificités
Ratio de l’efficacité : utilité de la réunion /« casting » de la réunion
 
2.- PREPARER LA REUNION
 
·         Analyse de pratiques : Comment je définis mes objectifs
o        Travail individuel ou de sous-groupe

Apports techniques :
Définition des objectifs opérationnels de la réunion :
·         réunion de service,
·         d’information,
·         de négociation,
·         de résolution de problème,
·         de concertation…
Définition d’une stratégie pour optimiser ses résultats
Construction des documents de séance
Préparation matérielle
 
3.- ANIMER LA REUNION
·         Analyse de pratiques : Comment j’ouvre mes réunions (simulation)
Travail individuel ou de sous-groupe
 
Apports techniques :
Accueil des participants
Cadrage : objectif, durée et règles du jeu
Obtenir l’adhésion collective : le contrat
 
·         Analyse de pratiques : Comment j’anime un débat (simulation)
Travail individuel ou de sous-groupe
 
Apports techniques :
Etablir un climat « sain » en vue d’optimiser les résultats
 Typologie des participants à une réunion
Structurer et gérer les échanges
 Faciliter la prise de parole
Réguler les échanges
Synthétiser en cours de réunion
Conclure et mettre en valeur les résultats de la réunion
Faire respecter le contrat d’adhésion
 
 
JOUR 2 : Animer et exploiter la réunion

3.- ANIMER LA REUNION (suite)
 
·         Analyse de pratiques : Mes outils d’animation de réunion
Travail individuel ou de sous-groupe
 
Apports techniques :
Utilisation des documents de séance
Recours aux outils de communication en cours de séance : indices de pertinence
Situations difficiles courantes : L’Analyse transactionnelle pour diagnostiquer et redresser les situations de tension
 
4.- EXPLOITER LA REUNION
 
·         Analyse de pratiques : Comment je conclus et exploite mes réunions
 Travail individuel ou de sous-groupe
 
Apports techniques :
Les modalités de prise de décision : indices de pertinence
Formaliser pendant et après la réunion
Conclure, valider, exploiter : techniques et outils


Supports pédagogiques
·         Écrans de visio-projecteur
·         Etudes de cas
·         Analyse des pratiques des participants
·         Simulation par les participants
·         A l'issue de la formation chaque participant se voit remettre un cahier de synthèse de l'ensemble des éléments théoriques et pratiques évoqués au cours de la formation